যেভাবে ই-মেইলটি হবে সবচেয়ে অর্থপূর্ণ

নিউজ ডেস্ক : কর্মক্ষেত্রে কর্মীর উৎপাদনশীলতা বাড়াতে একটা অনুপ্রেরণাদায়ক ই-মেইল বেশ কার্যকর হয়ে ওঠে। এতে দলের সচেতনতা বৃদ্ধি পায়, উদ্দীপনা আসে এবং অধীনস্তদের সঙ্গে বন্ধন দৃঢ় হয়।

সুষ্ঠু নেতৃত্বের জানান দিতে একটা অর্থপূর্ণ ই-মেইলই যথেষ্ট। এমনই একটা ক্ষমতাশালী ই-মেইল কিভাবে লেখবেন সে সম্পর্কে পরামর্শ দিয়েছেন বিশেষজ্ঞরা।
১. বিষয় পরিষ্কার করুন: ই-মেইল লেখার সময় কি কারণে এবং কি বিষয়ে লেখছেন তার কাঠামো প্রস্তুত করা জরুরি। অর্থপূর্ণ ই-মেইলে বাড়তি বকবকানি থাকে না। সমস্যা নিয়ে কথা বললে খুব দ্রুত সমাধানের পথে কথা বলুন। এই ই-মেইলের মাধ্যমে আপনার চিন্তা, আত্মবিশ্বাস এবং সবাইকে উজ্জীবিত রাখার সুযোগ পেতে পারেন। অনুপ্রেরণাদায়ক চিঠি লেখার ক্ষেত্রে এক বিশেষজ্ঞ জেফ ওয়েইনার। তিনি দলের ভয় এবং সন্দেহের কথা জানিয়ে বক্তব্য শুরু করেছেন। এতে এক ধরনের খোলামেলা ভাব চলে আসে যা সামনে এগিয়ে যায়। একটা চিঠিতে তার বক্তব্য অনেকটা এমন যে, এখন আপনাদের মনে যে অনুভূতিই আসুক না কেন, বিষয়টা এগিয়ে নিতে নিজের কিছুটা ঢেলে দিন। সমস্যা নিয়েও তিনি আশাপ্রদ এবং আত্মবিশ্বাসী কথাই তুলে ধরেছেন চিঠিতে।

২. উৎসাহ প্রদান: দূরদৃষ্টিসম্পন্ন বক্তব্য সফলতার চাবিকাঠি হয়ে ওঠে। পুরনো ধাঁচের বক্তব্য বাদ দিয়ে অন্য কিছু বলুন। ইতিবাচক কার্যক্রম গ্রহণে দলকে উৎসাহ দিন। দলের সদস্যদের অন্তমিল, পারস্পরিক মূল্যবোধ এবং লক্ষ্য সম্পর্কে জানান দিন। অতীতেও তারা যেকোনো সমস্যা কাটিয়ে উঠে এত দূর এসেছে। কাজেই এবারও তা ব্যতিক্রম ঘটবে না- এমন কথাই বলুন। ২০১৫ সালে স্টার বাকসের হাওয়ার্ড শুয়ালৎজ তার সহকর্মীদের উৎসাহ প্রদান করে চিঠি লেখেন। পারস্পরিক বোঝাপড়াকে তিনি প্রাধান্য দেন চিঠিতে। তিনি সেই বিষয়গুলো ভুলে যেতে বলেন যা তাদের একত্রিত না করে আলাদ করে দিতে চাইছে।

৩. নিজের গল্প বলুন: নেতার সঙ্গে যুক্ত থাকা অনেক সময়ই কর্মীর জন্য কঠিন কাজ হতে পারে। বিশেষ করে বড় প্রতিষ্ঠানে এমন হয়ে থাকে। সে ক্ষেত্রে কর্মীদের কাছাকাছি থাকার উত্তম মাধ্যম হতে পারে একটা শক্তিশালী ই-মেইল। এসব প্রতিষ্ঠানে অনেক সময়ই কর্মীরা বিশ্বাস হারান নেতার ওপর থেকে। যখন নেতা হিসাবে আপনি এমন সিদ্ধান্ত নেবেন যার পেছেনে কর্মীদের মতামত রয়েছে, তখন সে সিদ্ধান্ত আপনাকে পিছিয়ে রাখবে না। যখন আপনি নিজের আবেগ প্রকাশ করবেন, তখন কর্মীরাও তা করবে। এতে করে প্রতিষ্ঠানে একটা সমৃদ্ধ সংস্কৃতি গড়ে উঠবে। যেমন- মার্কিন নির্বাচনের আগে ফেসবুকের কর্ণধার মার্ক জাকারবার্গ তার মেয়ে ম্যাক্সকে কোলে নিয়ে একটি পোস্ট দিয়েছেন। সেখানে লিখেছেন, ম্যাক্সকে ধরে আমি ভাবছিলাম, আমাদের সন্তানদের জন্য একটা বাসযোগ্য পৃথিবী গড়তে সামনে যত কাজ রয়েছে তার কথা। এটি দারুণ আশাবাদী একটা পোস্ট। চিঠির ভাষাটাও তেমনই হওয়া উচিত। সূত্র: ইনক